Propósito
El propósito de la comunicación escrita efectiva es enviar un mensaje con la intención de que el receptor lo entienda y responda a él. Por ejemplo, si un supervisor necesita mandar una declaración de ganancias y pérdidas a su gerente, podría imprimirla, enviarla por correo electrónico o fax con la información requerida por escrito. Si el propósito de la comunicación escrita no se logra, la información necesaria podría no ser entendida, lo cual puede causar que el gerente parezca desorganizado o incapaz de realizar sus tareas de manera adecuada ante su supervisor.
Requisitos
La comunicación escrita efectiva debería usar ortografía, puntuación y gramática correcta. Comunica la información de manera que el lector pueda entender, organiza de manera lógica la información, considera el formato y estilo de escritura dependiendo de para quién es y delinea certeramente la información.
Resultado
El resultado de una comunicación escrita efectiva es productividad, propósito y una dirección clara. Las comunicación escrita se ha convertido en algo integrado en la vida diaria a través de correos electrónicos, mensajes de texto y salas de pláticas en línea. Si la comunicación escrita es efectiva, los receptores saben lo que se espera y cómo lograr las metas. Si es infectiva, se pasará más tiempo intentando aclarar lo que se necesitaba originalmente.
Tipos
La comunicación escrita es cualquier forma de uso de palabras escritas para enviar un mensaje. Los diferentes tipos de comunicación escrita son una carta escrita a mano, carta escrita en máquina, correo electrónico, mensaje de texto y pláticas en línea.
Consideraciones
La comunicación escrita es apropiada en diferentes situaciones pero podría ser inapropiada en otras. Por ejemplo, si una persona es llamada para aparecer en corte, llamar a la corte es una manera no efectiva de comunicarse con el gobierno. La comunicación escrita se espera y es una manera funcional de comunicarse. Para que la comunicación sea efectiva, debe enviarse a las personas apropiadas. Por ejemplo, si una persona tiene un problema con su jefe, enviar una carta al departamento de servicio a clientes sería poco efectivo ya que ese departamento lidia con quejas externas, no con problemas de empleados.